در عصر جدید، با توجه به پيشرفت تكنولوژی و تسریع کارها، روشهای سنتي نميتوانند جایي در زندگي جدید داشته باشند. به همين دليل مدیران برای بهبود سطح مدیریتي و نظارت بهتر بر عملكرد پرسنل و در نتيجه سرعت بخشي کار مراجعه کنندگان به سمت سیستم اتوماسیون اداری روی آورده اند.
سيستم های اتوماسیون اداری، با خودکار سازی بسياری از مكاتبات اداری قادر به صرفه جویي های قابل ملاحظه ای در سازمان مي گردند. این صرفه جویي ها مي تواند شامل کاهش مصرف کاغذ در سازمان، کاهش مراجعه ارباب رجوع به سازمان و در نتيجه کاهش بسياری از مشكلات، استفاده درست از نيروها در مكانهایي که واقعا نياز به حضور آنها باشد، کاهش تجهيزاتي نظير چاپگر و فكس و … باشد. با خودکار شدن فرآیندها و ثبت لحظه ای اقدامات، از انجام بسياری از تخلفات احتمالي نيز پيش گيری مي شود. با استفاده از این سيستم ها مدیران سازمانها قادر خواهند بود تا بر جزیيات فعاليت کارکنان خود نظارت داشته باشند. البته همه این موارد منوط به کامل بودن سيستم و استقرار درست و صحيح آن در سازمان مي باشد.
تعریف سیستم اتوماسیون اداری
سیستم اتوماسیون اداری ابزاری است که داده ها را قادر می سازد بدون دخالت و
عدم دقت بشر به تنهایی از یک سیستم به سیستم دیگر منتقل شوند. این ابزارها
به سازمانها کمک می کنند تا وظایف و فرایندهای روزمره را به طور ایمن جمع آوری ، مدیریت و تجزیه و تحلیل کنند.
البته برای اتوماسیون اداری تعاریف متعددی انجام شده است از جمله
ویکی پدیا : اتوماسیون اداری به ماشین آلات و نرم افزارهای رایانه ای متنوعی گفته می شود که برای ایجاد دیجیتال
، جمع آوری ، ذخیره ، دستکاری و پخش اطلاعات دفتری مورد نیاز برای انجام کارهای اساسی استفاده می شود.
ذخیره سازی داده های خام ، انتقال الکترونیکی و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیکی از فعالیت های
اساسی سیستم اتوماسیون اداری است. اتوماسیون اداری به بهینه سازی یا خودکارکردن رویه های موجود
دفتر کمک می کند.
بخوانید: بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟
در ویکی پدیا فارسی به آن خودکارسازی اداری گفته شده و اتوماسیون اداری به مجموعهای از روشهای
کاری و نرمافزار و سختافزار رایانه گفته شده که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری
به کار گرفته می شود.
بخش های سیستم اتوماسیون اداری
سیستم های اتوماسیون اداری این روزها گسترش پیدا کرده و فقط ثبت نامه ها را برعهده ندارد و شامل
زیر سیستم های مختلفی می باشد...
برای مشاهده کامل مطلب به وبسایت سماتوس مراجعه کنید.
بهترین نرم افزار BPMS
لیست نرم افزارهای bpms رایگان
۶ نرم افزار سازمانی که بهتر است داشته باشید 
بهترين نرم افزار دبيرخانه و بايگاني چه امكاناتي دارد 
راههای پیاده سازی اتوماسیون اداری
چرا مقاومت ها در برابر پیاده سازی اتوماسیون اداری زیاد است؟ 
نرم افزار تحت وب و مزایای آن
بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟
آیا نرم افزارهای اتوماسیون اداری رایگان کارایی مناسب را دارند؟
سیستم اتوماسیون اداری چیست؟
مزایای انکارناپذیر داشتن یک سیستم مدیریت اسناد